Für Unternehmer gelten Aufbewahrungsfristen und jedes Jahr stellt sich wieder die Frage: Unterlagen in 2024 entsorgen, was kann weg? Das Archiv hat eine beachtliche Größe angenommen, Ordner reiht sich an Ordner, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Ordner mit Jahresabschlüssen und Schriftverkehr – im Laufe der Jahre kommt einiges zusammen. Und bevor neue Ordner ihren Einzug in Archiv halten, nutzen viele Unternehmen die Zeit des Jahresanfangs, um alte Unterlagen, die nicht mehr in die Fristen der Aufbewahrung fallen, zu entsorgen.
Aufbewahrungsfristen für Unternehmer
Geschäftsbücher, Bilanzen, Inventare und andere zu führende Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – ganz gleich, ob sie in Papierform oder digitaler Form vorliegen.
Gesendete und empfangene Geschäftskorrespondenz muss sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, Fahrerberichte, Arbeitsberichte und Kalender hingegen fallen nicht unter die Aufbewahrungsfristen.
Wie müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Während der gesamten Aufbewahrungszeit müssen die Dokumente lesbar bleiben!
Achtung: Telefaxe oder die neuen Kassenbelege auf Thermokopierpapier werden mit der Zeit unlesbar! Aus dem Grund müssen die Originale kopiert werden und mit dem Original aufbewahrt werden.
Unterlagen in 2024 entsorgen – das kann jetzt weg
Unterlagen, die bis zum 31.12.2017 erstellt wurden, können in den Reißwolf wandern, das sind:
- Finanzberichte
- Geschäftsbriefe
- Schriftwechsel
- Versicherungspolicen, wenn sie abgelaufen sind
- Angebote mit Auftragsfolge
- Lohnkonten
- Jahresabschlusserklärungen
- Betriebsprüfungsberichte
- Geschenknachweise
- Mahnbescheide
- Kalkulationsunterlagen
Unterlagen, die bis zum 31.12.2013 erstellt wurden, können ebenfalls in den Reißwolf. Dies sind:
- Kontoauszüge
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenbelege
- Quittungen
- Inventare
- Jahresbilanzen
- Prozessakten
Noch ein wichtiger Hinweis:
Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte sind auf das Kalenderjahr der Erstellung abzulegen. D.h. der Jahresabschluss für das Jahr 2020, der 2022 erstellt wurde, muss in 2022 abgelegt werden. Das heißt, der Jahresabschluss darf erst ab dem 01.01.2033 in den Reißwolf wandern.
Hinzu kommt, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nur unter der Voraussetzung greift, dass die Steuerbescheide rechtskräftig sind.
Mindestlohngesetz und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen
Seit 2015 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten der kurzfristig und geringfügig Beschäftigten und Beschäftigten im Gaststätten- und Baugewerbe aufzeichnen. Für diese Unterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht von mindestens 2 Jahren.