Als revisionssichere Archivierung wird der Schutz der gespeicherten Daten vor nachträglichen Änderungen, Manipulationen oder Fälschungen verstanden. Aus gesetzlicher Sicht sind die Unternehmen dazu verpflichtet, die Unterlagen aufzubewahren. Vor allem Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen müssen gesammelt werden, um die Unterlagen jederzeit offen darlegen zu können – beispielsweise bei einer Steuerprüfung.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen werden seit 2015 in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geführt.
Die Bedeutung der revisionssicheren Archivierung für Unternehmen
Sie kennen es bestimmt, die Ablage der Rechnungen, Belege und des Schriftverkehrs in Ordnern. Diese werden, wenn für Ordner neueren Datums kein Platz mehr ist, in entsprechenden Räumen, den so genannten „Archiven“ gelagert. Durch die Digitalisierung erfolgt ein Großteil des Schriftverkehrs vorwiegend in elektronischer Form, meist als E-Mails. Die logische Konsequenz sieht also vor, dass Sie als Unternehmen eine elektronische Archivierung benötigen.
Was heißt nun „archivieren“?
Bei der Bezeichnung „Archivieren“ handelt es sich um ein Synonym, das die Aufbewahrung und Speicherung von Schriftstücken und Dokumenten in einem physischen Archiv umfasst. Dank der Archivierung soll der Zugriff auf die gespeicherten Daten jederzeit und von überall möglich sein. Das heißt, die Archivierung dient dem Schutz und der Speicherung der Daten auf unbestimmte Zeit an einem Ort.
Und was heißt nun „revisionssichere Archivierung“?
Unter der revisionssicheren Archivierung wird die Verwahrung in digitalen beziehungsweise elektronischen Archivsystemen verstanden. Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente wie Rechnungen, Belege und Unterlagen müssen in den Systemen revisionssicher aufbewahrt werden. Das heißt, die Speicherung und Verwahrung der Dokumente muss den Richtlinien der GoBD und den handels- und steuerrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen. Diese Faktoren sind wichtig:
- Nachvollziehbarkeit
- Unveränderbarkeit
- Verfügbarkeit
- Vollständigkeit
In der Praxis bedeutet dies für Unternehmen, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall in der Buchhaltung genauestens erfasst wird. Überschreibungen, Änderungen oder Löschungen müssen nachvollziehbar sein. Die revisions- beziehungsweise rechtssichere Archivierung der Dokumente ist äußerst wichtig. Im Falle einer Betriebsprüfung droht bei einem Verstoß Bußgeld oder im schlimmsten Fall sogar eine Haftstrafe.
Die Bedeutung der digitalen Archivierung im Unternehmen
Ganz gleich, ob Sie nach § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der EÜR verpflichtet sind, Sie unterliegen der Aufbewahrungspflicht der Aufzeichnungen und Bücher in Verbindung mit den entsprechenden Fristen.
Verwenden Sie eine Software, kann es sein, dass einige Module der Archivierungspflicht unterliegen und die lückenlose Dokumentation inklusive der Archivierung erfolgen muss. Darunter fallen unter anderem:
- Fakturierung
- Die Finanzbuchhaltung inklusive Lohn- und Anlagenbuchhaltung, Zeiterfassung
- Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
- Systeme der Warenwirtschaft inklusive einer eventuell vorhandenen Materialwirtschaft
- Elektronische Waagen
- Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
Im Falle einer Betriebsprüfung dienen die elektronischen Akten der lückenlosen Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle. Mit der elektronischen Archivierung können Sie Ihre Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahren – ohne Lagerplatz in Anspruch zu nehmen.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Laut Gesetzgeber gibt es für bestimmte Unterlagen und Dokumente eine Archivierungspflicht. Nach § 147 AO müssen folgende Unterlagen rechtssicher beziehungsweise revisionssicher aufbewahrt werden:
- Aufzeichnungen und Bücher
- Belege
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- E-Mails
- Handelsbriefe