In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Dokumente Sie ab dem 1. Januar 2025 gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren vernichten dürfen.
GoBD: Ordnungsgemäße Führung und Datenüberlassung
Die aktuellen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, festgelegt im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 und aktualisiert am 11. März 2024, regeln die Bereitstellungspflichten gegenüber der Finanzbehörde. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie auf Anfrage maschinell auswertbare Daten sowie dazugehörige Strukturinformationen vorlegen können.
Um die Datenüberlassung zu erleichtern, wurde in Zusammenarbeit mit Softwareherstellern und der Finanzverwaltung eine technische Unterstützung entwickelt, die das Format und die Inhalte standardisiert.
Elektronische Steuerunterlagen: Neue Regelungen zur Archivierung
Früher mussten Systeme über die gesamte 10-jährige Aufbewahrungsfrist funktionsfähig bleiben – selbst bei einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung. Ab sofort genügt es, die Daten für 5 Jahre nach Systemwechsel oder Datenauslagerung auf einem Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 6 AO).
Verlagerung der Buchführung ins Ausland
Seit 2023 können Steuerpflichtige ihre Buchführung gemäß § 146 Abs. 2a und 2b AO in andere EU-Mitgliedstaaten oder Drittstaaten verlagern.
Aufbewahrungsfristen 2025: Welche Dokumente dürfen vernichtet werden?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das letzte Inventar aufgestellt, die letzte Eintragung ins Handelsbuch, der Jahresabschluss gemacht oder der Konzernabschluss aufgestellt ist. Für die Buchungsbelege ist das Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgeblich.
Beispiel: Wurden 2014 die abschließenden Buchungen für 2014 gemacht und der Jahresabschluss durchgeführt,
- fängt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Kalenderjahres 1024,
- dauert 10 Jahre und
- endet damit mit Ende des Kalenderjahres 2024.
Wichtiger Hinweis: Falls das Finanzamt bis zum 31. Dezember 2024 eine Außenprüfung ankündigt, dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse sowie dazugehörige Arbeitsanweisungen.
- 8 Jahre (ab 2025): Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege (§ 147 AO, § 257 HGB).
- 6 Jahre: Sonstige Unterlagen, Geschäftsbriefe und Schriftverkehr.
Bei Unsicherheiten sollten Unterlagen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Sonderregelungen
- Privatpersonen: Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege unterliegen einer 2-jährigen Aufbewahrungspflicht (§ 14b Abs. 1 UStG).
- Besserverdiener: Ab 2027 gilt für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften über 750.000 EUR eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht für Einnahmen- und Werbungskostenunterlagen.
Verlängerung der Aufbewahrungsfristen
Die Frist von 10 Jahren gilt nur, wenn der Steuerbescheid endgültig ist. Vorläufige Bescheide oder anhängige Gerichtsverfahren können die Frist verlängern. Um rechtlich sicherzugehen, empfiehlt es sich, in Zweifelsfällen Dokumente länger aufzubewahren.
Fazit: Mit den neuen Regelungen und Fristen ab 2025 können Unternehmen gezielt Platz schaffen. Dennoch sollten sensible Daten und Unterlagen im Zweifelsfall länger aufbewahrt werden, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
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