Der Stapel auf dem Schreibtisch wächst stetig. Der Inhalt: Rechnungen, Schriftverkehr, Dokumente und sonstige Papiere. Sie werden so, wie sie kommen, oben auf den Stapel gelegt, bis dann eine Rechnung gesucht wird – dann geht es los.
Da werden Ablagekörbchen angeschafft, beschriftet und oft funktioniert es eine Woche vorbildlich: Die Rechnungen werden in das entsprechende Ablagefach gelegt, der Schriftverkehr in das dafür vorgesehene. Und dann kommt der alte Trott wieder durch, um dann, kurz vor der Umsatzsteuervoranmeldung in aller Hektik sortiert und abgeheftet zu werden.
Die Ablage – wichtig für die gute Büroorganisation
Die effiziente Ablage bietet Ihnen einen schnellen Überblick und mit einem gezielten Griff haben Sie die Unterlagen, die Sie benötigen. Das heißt im Umkehrschluss, dass das Ablagesystem übersichtlich und vor allem klar strukturiert sein muss.
Wie die Ablage in Ihrem Unternehmen aussehen kann, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Dazu zählen unter anderem:
- Haben Sie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
- Gibt es Barbelege inklusive Kassenbuch?
- Schreiben Sie viele Angebote, denen nachgegangen werden muss?
- Haben Sie viel Schriftverkehr?
Es empfiehlt sich, für jeden Bereich einen Ordner inklusive Unterteilungen anzulegen. Bei den Eingangsrechnungen, sprich Lieferantenrechnungen, können Sie mit einer alphabetischen Unterteilung arbeiten, unter der Sie die Rechnungen ablegen. Mit den Ausgangsrechnungen können Sie ebenfalls so verfahren.
Ausgaben über die Kasse inklusive dem geführten Kassenbuch steht ein eigener Ordner ebenfalls sehr gut.
Und für auch die Angebote, die erstellt und denen nachgegangen werden muss, ist es sinnvoll, einen eigenen Ordner anzulegen, ebenso für den Schriftverkehr.
Sinnvoll ist es auch, mit verschiedenen Ordnerfarben oder Rückenschilderfarben zu arbeiten. So erkennen Sie bereits anhand der Farbe, um welchen Ordnerbereich es sich handelt.
Sie möchten sich nicht selbst damit befassen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt zu mir auf und ich erstelle Ihnen ein Angebot.
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