Das Kassenbuch dokumentiert den Geldstrom im Unternehmen, welcher Bar getätigt wird. Dabei kann es sich um Einnahmen und Ausgaben handeln – Einnahmen Ihrer Kunden, weil diese die Rechnung bar bezahlen und Ausgaben für Ihr Unternehmen. Es ist wichtig, dass das Kassenbuch ordentlich gepflegt wird und der Kassenbestand mit dem Bestand, der sich anhand der Einnahmen und Ausgaben errechnet, übereinstimmen.
Denn: bei einer Prüfung durch das Finanzamt muss das Kassenbuch lückenlos und ordentlich sein.
Was sich viele nicht bewusst sind: das Kassenbuch unterliegt gewissen Formalitäten.
Bilanzpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, eine Kasse zu führen und die Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch zu dokumentieren. Freiberufler, die im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen ebenfalls der Führung des Kassenbuchs.
Lediglich Kleinunternehmer oder Einzelkaufleute, die innerhalb von 2 Jahren nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz haben und deren Jahresüberschuss den Betrag von 50.000 Euro nicht übersteigen, brauchen kein Kassenbuch zu führen.
Belege im Kassenbuch sammeln
Nicht nur Bargeld gehört in die Kasse: auch Postwertzeichen. Entnimmt eine Person Geld aus der Kasse, muss die entsprechende Quittung vorgelegt werden. Diese muss das Datum, den Betrag und die Person ausweisen.
Überschüsse der Kasse, die auf das Bankkonto eingezahlt werden, müssen ebenfalls im Kassenbuch aufgeführt werden. Die Eintragungen im Kassenbuch beinhalten:
- Das Datum
- Die Belegnummer
- Den Buchungstext – sprich, wofür wurde das Geld ausgegeben oder eingenommen
- Den Betrag in Euro
- Die zugrundeliegende Steuer
Klassisches Kassenbuch oder Programm?
Die Kassenbücher sind im Schreibwarenhandel erhältlich und werden manuell ausgefüllt. Durch die Eintragung mit dem Kugelschreiber können keine Veränderungen an den Eintragungen vorgenommen werden.
Eine Excel-Liste als Kassenbuch ist nicht zulässig und wird im Rahmen einer Prüfung nicht anerkannt. In dem Programm können nachträgliche Änderungen durchgeführt werden, die sich nicht mehr nachvollziehen lassen.
Ansonsten gibt es Software, mit denen das Kassenbuch geführt werden kann. Ähnlich wie bei dem Kassenbuch in Papierform nehmen Sie die Eintragungen positionsweise vor.