Die Buchhaltung mit Excel zu erledigen, wird von etlichen Unternehmen bevorzugt. Vor allem die „kleinen“ sind es, die statt einer Buchhaltungssoftware die Aufstellung in Excel erledigen. „Ist ja nur eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben – dafür benötige ich doch kein Programm!“ – so lautet häufig die Begründung für die Excel-Tabelle. Und die Rechnungen werden häufig in Word oder auch in Excel geschrieben. Dieses Thema behandle ich in einem späteren Beitrag.
Buchhaltung mit Excel – die Vor- und Nachteile
Mit der Buchhaltung werden die Geschäftsfälle in einem Unternehmen dokumentiert. Das heißt, diese Geschäftsfälle beinhalten die Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Abzahlung von Krediten und Lohnzahlungen.
Die Vorteile der Buchhaltung mit Excel
Günstig
Im Vergleich zu einem Buchhaltungsprogramm ist Excel günstiger in der Anschaffung.
Diverse Einstellungsmöglichkeiten
Es muss nicht nur die Tabelle sein, in der die Einnahmen und Ausgaben aufgelistet werden. In Excel sind verschiedene Einstellmöglichkeiten gegeben, mit der die Darstellung perfektioniert werden kann. Zudem gibt es verschiedene Vorlagen, um die Buchhaltung in Excel abzubilden.
Zuverlässig
Microsoft als Herausgeber der Software sichert sozusagen die Zuverlässigkeit des Programms. Und da das Programm auf dem Rechner läuft, stören Schwankungen oder Ausfälle des Internets gar nicht. Ein Buchhaltungsprogramm, das beispielsweise in der Cloud läuft, ist bei einem Internetausfall nicht erreichbar.
Die Nachteile der Buchhaltung mit Excel
Die Bedienung
So einfach Excel zu bedienen ist, doch aufgrund der großen Modularität kann es passieren, dass man den Überblick verliert. Oder man vergisst, eine Formel zu kopieren oder kopiert sie falsch – und schon sind die Werte nicht mehr korrekt. Mit einem Buchhaltungsprogramm kann dies nicht passieren.
Auch beim Kopieren von Formeln, Daten oder Vorlagen kann so mancher Fehler unterlaufen, der nicht direkt bemerkt wird.
Steuerberater muss die erfassten Daten in Excel verbuchen
Während bei einem Buchhaltungsprogramm die Möglichkeit besteht, die erfassten Daten per Datev-Schnittstelle an den Steuerberater zu übermitteln, muss dieser die in Excel erfassten Daten nochmals händisch und Position für Position einbuchen. Das bedeutet für das Unternehmen: zusätzliche Kosten für die korrekte Verbuchung in einem Programm. Und im Prinzip auch: doppelte Arbeit.
Manipulation möglich
In einer Excel-Liste können Daten ganz unproblematisch manipuliert werden. Wobei ich jetzt niemanden so etwas unterstellen möchte, sondern einfach auf das Problem aufmerksam machen möchte. Eine in Excel oder Word geschriebene Rechnung kann nach dem Versand ohne Probleme verändert werden und hat zum guten Schluss mit der Originalrechnung so rein gar nichts mehr zu tun.
In einer entsprechenden Software, ob Cloud-Lösung oder ein auf dem Computer installiertes Programm, ist dies nicht möglich.
Verstoß gegen die GoBD
Die in Excel erstellte Buchhaltung verstößt gegen die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Denn diese gibt klar vor, dass Aufzeichnungen und Buchungen unverändert bleiben müssen. Die Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie unveränderlich sind beziehungsweise eine Änderung gekennzeichnet werden muss.
Excel für die Buchhaltung auf die Schnelle und einen ersten Überblick ist in Ordnung. Es sollte jedoch eine Überlegung wert sein, sich ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm anzuschaffen, das die Nachteile der Buchhaltung in Excel von vornherein ausschließt. Oder Sie vergeben die Verbuchung der Belege, also die vorbereitende Kontierung, an einen Büroservice.
Diese Dienstleistung, die vorbereitende Kontierung, biete ich an. Interesse, dass ich diese Arbeiten für Sie übernehme? Dann schreiben Sie mir gerne.