Es bleibt manchmal nicht aus und Sie müssen Mahnungen schreiben. Werden Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt, sollten Sie eine Mahnung an den Kunden erstellen. Schließlich geht es um Ihr Geld und Sie haben Ihre Leistung erbracht – jetzt muss der Kunde seine Leistung erbringen. Doch was muss alles in einer Mahnung drin stehen, damit sie korrekt ist?
Fristen – das sollten Sie wissen
Bei der Rechnungsstellung sollten Sie bereits ein genaues Zahldatum benennen. Dadurch gerät der Kunde direkt in Zahlungsverzug, wenn er bis zu dem genannten Datum nicht gezahlt hat. Bevor Sie die großen Geschütze auffahren und gerichtlich gegen den Kunden vorgehen, müssen Sie ihn erst einmal mahnen. In der Regel erfolgt der Mahnprozess in drei Stufen. Das heißt, der Kunde wird dreimal aufgefordert, bis zu einem bestimmten Termin seiner Zahlung nachzukommen.
Die Zahlungserinnerung oder erste Mahnung
Die meisten Unternehmen versenden erst einmal eine Zahlungserinnerung – das klingt freundlicher als die Bezeichnung „Mahnung“. Und meist ist es ja so, dass der Kunde die Rechnung verlegt hat oder wirklich schlichtweg vergessen hat, zu zahlen. Eine nette Formulierung mit dem Hinweis, dass die Rechnung noch offen ist, wirkt meist schon Wunder.
Die zweite Mahnung
Die zweite Mahnung darf dann schon etwas forscher rüberkommen, schließlich ist der Geschäftspartner nun schon einige Tagen oder sogar Wochen über dem Zahlungstermin. Handelt es sich um einen größeren Betrag, können Sie bei der Erstellung der zweiten Mahnung über den Vorschlag einer Ratenzahlung nachdenken. So sieht der Kunde, dass Sie ihn nicht verlieren möchten, aber Sie auf Ihr Geld bestehen. Geht er dieser zweiten Mahnung auch nicht nach, geht die letzte, sprich die dritte Mahnung raus.
Aus dieser sollte nun klar ersichtlich sein, dass Sie nun nicht mehr bereit sind, wohlwollend auf Ihr Geld zu warten. Weisen Sie den säumigen Zahler in der dritten Mahnung darauf hin, dass er, sollte er der Forderung wieder nicht nachkommen, mit weiteren Kosten sowie einem gerichtlichen Mahnverfahren rechnen muss.
Diese Informationen sollten Ihre Mahnungen enthalten
- Zahlungserinnerung oder Mahnung als Titel
- Das aktuelle Datum
- Die Rechnungsnummer und das -datum
- Das Fälligkeitsdatum
- Der offene Betrag
- Die Angaben zur Leistung oder zum verkauften Produkt
- Der neue Fälligkeitstermin
Die Überwachung der Zahlungseingänge sowie das Schreiben der Zahlungserinnerungen und Mahnungen nimmt Zeit in Anspruch und kostet Nerven.
Dass Kunden nicht zahlen, können Sie nicht verhindern, aber dass Sie diese Bürotätigkeiten erledigen müssen, schon. Sie möchten ein Angebot über diese Dienstleistung erhalten? Dann schreiben Sie mir einfach.
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